تقرير عن مهمة خارجية جاهز للطباعة، تعد التقارير من الأمور المهمة التي يحتاجها الكثير من الأشخاص، فقد تكتب التقارير لاغراض وأمور محددة، يتم ذلك عن طريق ذكر المعلومات والأخبار والحقائق الخاصة بموضوع معين من خلال كتاباتها بشكل جيد وواضح لمضمون التقرير، وهناك أنواع ونماذج كثيرة ومتنوعة للتقارير، وأيضاً لطريقة كتابتها وتحليلها بدقة، بالاضافة الى أهداف وغاية كتابة هذه التقارير، ومن أكثر ما يستخدم التقارير وكتابتها هم طلاب الجامعات للعديد من المجالات التي يدرسونها، وأيضاً هناك تقارير طبية يتم كتابتها من قبل الطبيب، وتقارير ادارية والعديد من الأنواع الأخرى التي سوف نذكرها في المقال عبر موقع الأعراف.
ما المقصود بالتقارير
كثير ما يتم البحث عن المقصود بالتقارير، فهي عبارة عن كلام وفقرات متعددة ومختلفة عن بعضها لكن تدور بنفس الموضوع المذكور، أي هي عبارة عن إسلوب كتابي يتم كتابته لطرح المعلومات والتفاصيل الكاملة حول موضوع معين بشكل حيادي، وذلك بواسطة ربط الحقائق المهمة وتلخيص النتائج المتعلقة بها ، ويستند التقرير إلى وجود هيكل عام للمواضيع الرئيسية وفروعها وملخصاً لما ورد فيها، وقبل عمل أي تقرير يجب أولاً تحديد أهدافها الرئيسية ويجب أن تحدد المجموعة المستهدفة التي سيتم تناول التقرير من أجلها لإثارة اهتمامهم.
أنواع التقارير
هناك انواع كثيرة من التقارير، وكل منها يختلف عن غيره بالتفاصيل والموضوعات التي يحتويها، وسنتعرف على بعضها في السطور القادمة:
- التقارير الدورية: يتم إعداد تقارير دورية للراغبين في متابعة الأداء والإنجازات.
- التقرير الطويل: تقرير رسمي ومفصل ومتعمق يتجاوز طوله 10 صفحات.
- التقرير القصير: تقرير قصير من أقل من عشر صفحات، مكتوب بتنسيق غير رسمي، يستخدم للإعلان عن التغييرات على المستوى الداخلي.
- التقارير الإعلامية: تقرير مكتوب بتنسيق معين لإبلاغ إدارة أو شركة أخرى بمعلومات معينة مهمة لكلا الطرفين.
- التقارير التحليلية: هي تقارير تستند إلى البيانات المادية والإحصائية المتاحة لتقييم وتتبع الأداء الفعلي والنتائج داخل المؤسسة بدقة.
- التقارير الرسمية: هي تقارير مفصلة معدة لمناقشة القضايا واتخاذ الإجراءات اللازمة لإيجاد الحلول المناسبة.
- تقرير غير رسمي: هو تقرير قصير ، وفي بعض الأحيان قد يحتاج إلى إطالة لغرض معين ، وهو وسيلة للتواصل بين الموظفين داخل المنظمة.
أهمية التقارير
يحتوي التقرير على ثروة من المعلومات والبيانات تكمن أهميتها في:
- الارتكاز عليه في اتخاذ القرارات واتخاذ خطوات صارمة تبعاً الى المعلومات الصحيحة والسليمة التي يقدمها.
- يتم استخدامه من قبل المديرين كأداة لتقييم ومراقبة أداء موظفي المنظمة وأعمالهم بشكل يومي.
- إنها إحدى الطرق المعتمدة في تقييم الأداء السنوي وتوفر ترقيات وظيفية لأكثر الموظفين فاعلية في المنظمة.
- الإسراع في حل المشكلات وتجنب الانعكاسات المحتملة؛ لذلك فهي تعتبر من المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها الموظف مهما كان منصبه.
